Zgodnie z zapisami w KRS do zawarcia umowy konieczne jest złożenie oświadczeń woli przez dwóch (lub więcej) członków zarządu działających wspólnie. Co w sytuacji, gdy jeden z nich nie będzie dostępny w chwili, w której umowa będzie gotowa do podpisu?

Rozwiązanie takiej sytuacji jest zdecydowanie prostsze, niż mogłoby się to wydawać. Wystarczy bowiem, że członkowie zarządu, działający zgodnie obowiązującymi w spółce regułami reprezentacji, udzielą jednemu z nich pełnomocnictwa do dokonania w imieniu spółki określonej czynności, np. zawarcia umowy z operatorem telekomunikacyjnym czy dostawcą mediów.

W treści pełnomocnictwa należy w sposób precyzyjny określić zakres czynności, do których umocowany jest pełnomocnik. Posłużenie się pełnomocnictwem zbyt ogólnym lub nieprecyzyjnym może wywołać różnego rodzaju konsekwencje, w tym także spowodować nieważność umowy.

Istotne jest także, aby w komparycji umowy wskazać, że spółka reprezentowana jest przez pełnomocnika, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez zarząd zgodnie regułami reprezentacji.